Az előzetes vitát követően a bizottság jegyzőkönyvben rögzített javaslatai alapján a javításokat, változtatásokat el kell végezni a disszertációban és a tézisfüzetben, amelyről aláírt javítási jegyzéket kell készíteni. A témavezető pedig írásban nyilatkozik arról, hogy a változtatások megtörténtek, a nyilatkozatot a tudományterületi doktori tanács titkárához kell eljuttatni.
A Gyógyszerészeti Tudományok Doktori Iskola esetén ezen nyilatkozatból, illetve a javítási jegyzékből 2 eredeti példány szükséges. A titkár akkor adja át a jelöltnek a jegyzőkönyvet, amikor a jelölt az iskola titkárának leadja a témavezető írásbeli nyilatkozatának 1 példányát arról, hogy a változtatások megtörténtek. Ezen nyilatkozat másik eredeti példányát, az átadott jegyzőkönyvet, valamint a bírálatok 1-1 példányát a jelölt mutatja be a doktori tanács titkárának , majd adja le a PhD irodán.